Wie funktioniert eine seriöse Partnervermittlung?
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Businesstalk am Ku’damm
Herzlich willkommen zum Business Talk am Ku’damm. Unser Gast heute ist Heike Rottkord von der Elite-Partnervermittlung-SYMPATHICA. Mit ihr sprechen wir über den Vermittlungsprozess bei einer seriösen Partnervermittlung.
Frau Rottkord, herzlich willkommen beim Business Talk am Kudamm. Schön, dass Sie uns heute besuchen und Sie arbeiten seit zehn Jahren bereits erfolgreich bei der Elite-Partnervermittlung-SYMPATHICA. Und Frau Schwarzenberg hat im Vorgespräch erwähnt und geäußert, dass Sie ja auch sehr, sehr gerne bis zum Renteneintritt noch erhalten bleiben sollten. Das klingt, als würde es bei SYMPATHICA eine ganz besonders familiäre Situation geben. Also nicht ein klassisches Unternehmen, wo jeder so sein Ding macht, sondern alles sehr warm und sehr fürsorglich. Ist es so?
Heike Rottkord
Vielen Dank, dass ich hier sein darf, das mal zuerst. Und es ist tatsächlich so, also das Klima beziehungsweise die Stimmung ist sehr familiär. Da legt die Familie Schwarzenberg wirklich großen Wert darauf, dass es einen achtsamen Umgang miteinander gibt. Und wir alle versuchen alles unter einen Hut zu bringen und achten natürlich dann auch im Umgang mit den Kunden auf einen guten Ton und auf einen guten, respektvollen Umgang.
Businesstalk am Ku’damm
Und ich kann mir vorstellen, dass sich so was auch widerspiegelt, wenn man sich wohlfühlt im Unternehmen und man auch wirklich mit allen Situationen diese auch austauschen kann. Ich kann mir vorstellen, das spiegelt sich wieder und das merken die Klientinnen auch, oder?
Heike Rottkord
Ganz bestimmt. Das glaube ich auch. Und ja, wenn einem das Ganze Spaß macht und man sich damit identifizieren kann. Wenn man das gut findet, was man tut, dann denke ich, hat man auch Spaß daran und dann macht man seine Sache auch gut.
Businesstalk am Ku’damm
Okay, dann lassen Sie uns mal so ein bisschen näher einsteigen, was denn Ihre Position bei SYMPATHICA ist. Also was hat man denn für Aufgaben bei der Partnervermittlung und was haben Sie für Aufgaben ganz speziell?
Heike Rottkord
Also wenn ich morgens starte, verschaffe ich mir erst mal einen Überblick darüber, was so anliegt. Es kommen ja immer Mails, Anrufe, Post. Der Anrufbeantworter muss abgehört werden und die Aufgaben, die sich im Laufe des Resttages ergeben haben, werden mir als Aufgabe notiert, dass ich da auch schon mal informiert bin. Wie gesagt, da mache ich mir einen groben Überblick, delegiere teilweise auch an meine Kollegin weiter. Ja, das sind dann ganz normale Sachen wie Mails beantworten, Fragen klären. Ich versende zum Beispiel die Exposés oder tausche auch die Daten aus, wenn beide Seiten dem Kennenlernen zugestimmt haben.
Sollten wir noch keine Stellungnahme vorliegen haben von einem Kunden, dann hake ich da nach. Beziehungsweise wenn eine Stellungnahme gekommen ist, die dann eine Ablehnung ist, wo der Partnervorschlag eben nicht zugesagt hat, dann haken wir auch da noch mal nach, um das für die weitere Vermittlung berücksichtigen zu können. Genauso ist es, wenn sich Kunden aus einem Kontakt zurückmelden, wo sie dann festgestellt haben, ist jetzt vielleicht doch nicht so das Richtige, dann haken wir da auch noch mal nach, woran das gelegen hat, für uns diese Informationen zu haben. Und darüber tauschen wir uns dann auch intern aus. Und dann sind da noch so verschiedene kleine Aufgaben, unter anderem die Texte auf der Homepage müssen immer aktuell bleiben. Solche Kleinigkeiten halt.
Businesstalk am Ku’damm
Frau Rottkord, die Suche nach dem Partner, nach der Partnerin ist, ich würde fast sagen, eines der wichtigsten Entscheidungen im Leben. Auf jeden Fall ist es aber ein sehr sensibles und sehr persönliches Thema. Wie intensiv sind Sie mit den jeweiligen Kundinnen in Kontakt, diesen Wunsch nachkommen zu können?
Heike Rottkord
Das ist ganz unterschiedlich. Grundsätzlich gilt der Kontakt zu den Kunden ist immer so intensiv, wie es seitens des Kunden auch gewünscht wird. Einige kommunizieren sehr gerne per Mail. Der nächste ruft vielleicht auch gerne mal an und spricht auch gerne mal ein paar Wörter. Das ist ganz individuell und hängt wie gesagt vom Kunden ab. Einige Kunden wünschen natürlich den persönlichen Kontakt zu demjenigen, der das Erstgespräch geführt hat, damit man halt nur einen Ansprechpartner hat. Aber grundsätzlich ist es so, wenn ich irgendwie Fragen beantworte oder Exposes versende, dann ist es immer im Sinne von Frau Schwarzenberg beziehungsweise Familie Schwarzenberg. Und sollte ich mir da mal nicht sicher sein, dann halte ich natürlich vorher Rücksprache. Also das ist immer alles gut geregelt. Grundsätzlich kann man sagen, je mehr Informationen wir von den einzelnen Personen erhalten, umso besser ist das für die Vermittlung. Das kann man alles mit einfließen lassen.
Businesstalk am Ku’damm
Frau Rottkord, die Elite-Partnervermittlung-SYMPATHICA ist spezialisiert auf die Vermittlung von Partner*innen im gehobenen Mittelstand bis hin zur Upper-Class. Welche Bedürfnisse und welche Anforderungen müssen Sie im Alltag gerecht oder müssen Sie im Alltag gerecht werden?
Heike Rottkord
Ich würde es noch nicht mal als Anforderungen bezeichnen. Grundsätzlich, es geht die Liebe und das ist ein sehr schönes Thema und das ist ganz klasse, wenn man dazu seinen Teil beitragen kann. Wenn es auch nur eine Kleinigkeit ist, aber man trägt dazu bei. Wenn man ein bisschen Empathie besitzt und ein Stück weit mit dem Herzen sieht, dann bekommt man die ganzen Aufgaben eigentlich sehr gut hin. Einige Kunden brauchen natürlich ein bisschen mehr Betreuung. Die telefonieren dann vielleicht mal gerne einen Moment länger oder die haben in der vorherigen Partnerschaft festgestellt, dass war es jetzt doch nicht für immer, sind aber vorher davon ausgegangen, dass es für immer ist und haben dann natürlich Angst, jetzt nicht einen neuen Partner oder nicht den richtigen Partner zu finden. Die begleitet man dann ganz individuell durch diesen ganzen Prozess.
Businesstalk am Ku’damm
Ich stelle mir Ihren Beruf unglaublich spannend vor. Und wie Sie gesagt haben, auch so individuell. Weil jeder Mensch ist ja unterschiedlich, jede Anforderung ist unterschiedlich. Also wenn Sie nicht sogar einen Traumjob haben, ich finde es völlig großartig, und zwar so ein bisschen abzuholen, wie genau läuft denn so ein Vermittlungsprozess ab? Wie ist die Zusammenarbeit, wenn sich ein Klient oder eine Klientin für SYMPATHICA entschieden hat? Wie geht es weiter?
Heike Rottkord
Also ich erhalte dann von der Person, die das Gespräch geführt hat, zunächst einmal so einen Datenbogen. Dann wird jedem Kunden oder jeder Kundin ein Begrüßungsschreiben geschickt mit einem kleinen Willkommensgeschenk zum Thema passend. Anschließend bereite ich das Exposé insofern vor, dass ich die festen Daten wie Wohnort, Alter, Größe, Interessen, Beruf schon mal fest in das Exposé einbinde. Damit ist eigentlich meine Arbeit erst mal abgeschlossen. Wenn das Exposé dann fertiggestellt ist mit dem beschreibenden Text und der erste Partnervorschlag vorbereitet wurde, werde ich wieder tätig. Dieses Exposé schreibt immer derjenige, der auch zuerst mit der Person gesprochen hat, das persönliche Gespräch geführt hat. Und dann versende ich das Exposé und den ersten Partnervorschlag, warte dann auf eine Rückmeldung. Gegebenenfalls hakt man dann da noch mal nach. Wenn dann die Stellungnahme vorliegt, entweder wenn Interesse vorhanden ist, bekommt dann die Gegenseite das Exposé der Person und sollte irgendwas nicht so gefallen haben und es ist nicht sofort ersichtlich, was es ist, dann haken wir danach. Einfach weil die Vorschläge aufeinander aufbauen, damit man weiß, ob das jetzt vielleicht so der Typus ist oder irgendwas an den Daten nicht so zugesagt hat. Und im besten Falle tauschen wir dann die Daten aus.
Und da ertappe ich mich dann auch schon mal am Wochenende dabei, wenn ich weiß, dass ich welche verabredet haben: ‚So, jetzt ist es 15 Uhr und hoffentlich klappt alles.‘ Und man ist dann schon mit dem Herzen auch so ein Stückchen dabei. Und sollte das dann nicht geklappt haben und wir bekommen die Rückmeldung und da steht dann halt auch nichts oder es ist kein Vermerk dabei, was jetzt dazu beigetragen hat, dann haken wir da auch noch mal ganz gezielt nach, zu wissen, was wir beim nächsten Vorschlag beachten müssen.
Businesstalk am Ku’damm
Was mir ganz besonders gefällt in unserer hektischen Zeit, alles was Sie sagen, hört sich unglaublich liebevoll, respektvoll an und Sie nehmen sich auch wirklich Zeit für die Klienten. Und ich glaube, daran fehlt es vielleicht so im normalen Leben doch recht arg, weil alles mal so schnell gehen muss. Man möchte mal so viel über das Knie brechen und macht dann wahrscheinlich auf dem Weg sehr viele Fehler. Das heißt, sie sind natürlich sehr bemüht, ihren Kund*innen die Partnervermittlung so optimal wie möglich zu gestalten und natürlich auch das Leben zu vereinfachen, dass sie dort auf diesem Weg geführt werden und dann letztendlich auch glücklich werden. Welche internen Prozesse laufen denn so im Hintergrund ab, wovon die Klienten nicht viel mitbekommen? Also das heißt vom Erstgespräch bis dann zur erfolgreichen Partnervermittlung. Wie muss ich mir das vorstellen?
Heike Rottkord
Das ist mitunter sehr spannend, weil wir ja nach den Treffen beispielsweise auch die Rückmeldungen bekommen. Diese werten wir dann intern aus. Wir sprechen im Team darüber und schauen, wo es hakt, wenn es hakt. Das kann ja immer mal sein, gehört leider dazu. Es kann nicht jeder Partnervorschlag gefallen, aber da muss man ja irgendwie auch hinkommen und da schauen wir dann ganz gezielt nach. Und das ist dann mitunter auch schon mal sehr spannend.
Businesstalk am Ku’damm
Das kann ich mir vorstellen. Und es ist ja auch ein Prozess. Das heißt, es geht ja nicht darum, den erstbesten Vorschlag anzunehmen, sondern es geht ja wirklich auch darum, Ihre Kund*innen so lange wie möglich glücklich zu machen, einen Partner zu finden, der nachhaltig und vielleicht bestenfalls das ganze Leben zur Seite steht. Das dauert manchmal vielleicht ein klein wenig länger, aber wenn es dann passt, kann ich mir vorstellen, dass Sie auch in der Agentur alle sehr glücklich sind.
Heike Rottkord
Natürlich.
Businesstalk am Ku’damm
Zelebrieren Sie das noch? Ist es für Sie auch so ein Moment, wenn Sie dann die Rückmeldung bekommen, das hat mit dem Menschen geklappt, dass Sie sagen: „Ach Mensch, da freue ich mich.“
Heike Rottkord
Natürlich freut man sich damit. Natürlich.
Businesstalk am Ku’damm
Schön. Ich kann es noch mal wiederholen. Ich finde, Sie haben einen wunderbaren Armour-Job. Es hört sich wirklich sehr, sehr interessant an und ich wünsche Ihnen und Frau Schwarzenberg und natürlich auch Ihren Klienten ganz viele positive und glückliche Momente und wir freuen uns immer über Besuch von Ihnen. Also wenn es etwas Neues zu berichten gibt, laden wir Sie herzlich ein. Dankeschön Frau Rottkord.
Heike Rottkord
Vielen Dank.